Decisão Coren-PR-DIR 029/2002
Regulamenta o processo administrativo interno para entrega de documentos de inscrição definitiva e provisória, bem como, dispõe sobre a normatização para o arquivo digital, o cancelamento e a inutilização de documentos de registros definitivos e provisórios, por motivo de abandono.

A Presidente do Conselho Regional de Enfermagem do Paraná, no uso de sua competência estabelecida pelo artigo 15 – I e III da Lei 5.905/73, com fundamento na Resolução Cofen 212/98 e conforme deliberação do Plenário em sua 356a Reunião Ordinária:

Considerando a existência de um elevado número de carteiras e cédulas de identidades do Coren-PR, que não foram retiradas pelos respectivos titulares;

Considerando que esses documentos vêm, a cada ano, ocupando maior espaço físico na sede do Coren-PR, causando dificuldades de toda sorte;

Considerando que a manutenção da habilitação legal para o exercício das atividades de enfermagem, está vinculada a regularidade financeira do inscrito;

Considerando que a falta de regularidade financeira impõe a cobrança judicial;

Considerando que a Resolução Cofen 106/89, prevê procedimentos para destruição de documentos, autorizando os Corens rever os seus arquivos de documentos para fins de incineração e/ou destruição por inservíveis, inutilidade ou por prescrição legal, bem como mantê-los em arquivos por meio magnético ou digital.

R E S O L V E :

Art. 1º Aprovar as normas, que com esta baixam, para regulamentar o procedimento interno para entrega de documentos de inscrição definitiva e provisória; normatização para o cancelamento e a inutilização de documentos de registros definitivos e provisórios, por motivo de abandono e arquivo digital de documentos, que passarão, a partir de 30 de outubro de 2002, a ser regidos e estabelecidos nos termos desta Decisão.

Art. 2º Esta Decisão entrará em vigor a partir de 30 de outubro de 2002, revogadas as disposições em contrário.

Publicado no Diário Oficial do Estado do Paraná em 26/12/2002.

Curitiba, 30 de outubro de 2002.

CAPÍTULO I

Da entrega de documentos

Seção I
Do prazo para entrega de documentos de inscrição provisória

Artigo 1º. No ato de requerimento da inscrição provisória o profissional será convocado para, no prazo máximo de 45 (quarenta e cinco) dias, comparecer em Solenidade de entrega de documentos.

Parágrafo único. O comparecimento é obrigatório e a ausência injustificada, no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, após a data designada no ato da convocação, ensejará o cancelamento da inscrição provisória, devendo esta observação constar do ato convocatório (modelo anexo I).

Seção II
Do prazo para entrega de documentos de inscrição definitiva

Artigo 2º. No ato de requerimento da inscrição definitiva o profissional receberá protocolo com prazo de validade de 90 (noventa) dias e será convocado para participação em Solenidade de entrega de documentos, por correspondência, mediante aviso de recebimento.

§ 1º O comparecimento é obrigatório e a ausência injustificada no prazo máximo de 48 (quarenta e oito) horas, após a data designada no ato da convocação, ensejará o cancelamento da inscrição definitiva, devendo esta observação constar do ato convocatório (modelo anexo I).

§ 2º O profissional ao efetuar os procedimentos de requerimento de inscrição previstos nos artigos 1o e 2o desta Decisão receberá protocolo com a seguinte observação:

“ESTE PROTOCOLO NÃO DÁ DIREITO AO EXERCÍCIO PROFISSIONAL”

CAPÍTULO II

Do cancelamento de inscrições

Seção I
Dos procedimentos para cancelamento

Artigo 3º Caracterizada as ocorrências previstas nos artigos anteriores, será dada baixa no sistema, devendo ser certificado pelo Setor de Registro ao Plenário quanto ao cancelamento (modelo anexo II).

§ 1º O interessado poderá requerer o restabelecimento do seu registro provisório ou definitivo, que será restabelecido com o mesmo número já existente, devendo para tanto recolher nova taxa de inscrição.

CAPÍTULO III

Do cancelamento de inscrições provisórias e definitivas por motivo de abandono

Artigo 4º Os profissionais inscritos que encontrarem-se, até a presente data com os documentos de inscrição e de registro deixados ao abandono, por falta de interesse em retirá-los, serão notificados para que, no prazo improrrogável de 72h. (setenta e duas) horas, o fazerem junto à Sede ou Subseções do Coren-PR, onde estão domiciliados, regularizarando a sua situação cadastral e financeira (modelos anexos IV e V).

§ 1º Caberá à Sede e às Subseções proceder com o levantamento de todos inscritos que, embora convocados, não tenham retirado os seus documentos de registro junto ao Coren-PR, impreterivelmente até a data de 10 de dezembro de 2002.

§ 2º A notificação deverá ser emitida diretamente pela Sede do Regional ou Subseção onde o profissional estiver jurisdicionado ou onde estiver sendo mantida sua documentação, que deverá ser encaminhada através de carta registrada e preferencialmente no endereço do seu domicílio residencial.

§ 3º É de responsabilidade da Sede e das Subseções a entrega da documentação, prestando os esclarecimentos que forem cabíveis ao interessado, não devendo ser convocado para Assembléia.

§ 4º Nos casos em que a notificação venha a ser devolvida motivada por endereço incerto ou desconhecido, a notificação será realizada por publicação no Diário Oficial do Estado e em jornal de grande circulação.

§ 5º Caso não compareça para buscar os documentos, serão os mesmos encaminhados para cancelamento ou destruição, nos termos da presente decisão.

§ 6º Para as ocorrências dessa natureza, ocorridas a partir da vigência desta Decisão, deve-se observar o disposto no artigo 3o da presente norma.

Artigo 5º Ao profissional que encontrar-se inadimplente, o Coren-PR, determinará o encaminhamento para lançamento em Dívida Ativa para posterior cobrança judicial.

Artigo 6º Expirado o prazo para a regularização, em cumprimento aos artigos 2º, 3º e 4º da Resolução Cofen 106/89, será designada uma Comissão constituída por 3 (três) Conselheiros, mediante Portaria, para análise e exame dos documentos, que lavrará uma ata decidindo quais documentos poderão ser destruídos e quais serão conservados à disposição dos interessados, submetendo o seu teor à primeira reunião Plenária que se seguir, devendo seu conteúdo ser transcrito nos trabalhos do Plenário.

Artigo 7º A destruição e inutilização de documentos poderá ser feita por processo mecânico, através de máquina de desfiar papéis ou por processo manual, desde que os documentos sejam destruídos em fragmentos pequenos e/ou incinerados.

Artigo 8º Se nos processos a serem destruídos, constar, eventualmente, algum diploma, certificado, certidão de nascimento ou casamento ou quaisquer documentos de valor pessoal para o interessado, estes não serão destruídos, mesmo que sua devolução não haja sido requerida depois de convocado o interessado através de Edital, devendo ser conservados, com as devidas cautelas, em arquivo especial de documentos importantes não reclamados, constando relação desses documentos na ata de reunião em que ficarem concluídos os trabalhos da Comissão.

Artigo 9º Os profissionais que tiverem os seus documentos de inscrição destruídos nos termos desta norma, terão automaticamente seus endereços desativados junto ao sistema informatizado do Órgão, para fins de recebimento de quaisquer comunicativos.

CAPÍTULO IV

Do arquivamento dos documentos em sistema digital

Artigo 10. A partir da vigência desta Decisão, todos os documentos institucionais do Coren-PR, processos, cadastro de profissionais e outros documentos, com exceção dos comprovantes contábeis, serão copiados, mediante processo de digitalização (arquivo em sistema digital), observado o permissivo estatuído no artigo 18 da Resolução Cofen 106/89.

§ 1º Os documentos submetidos ao processo indicado no caput deste artigo, terão seus originais destruídos, observados os procedimentos previstos no artigo 6o da presente norma.

§ 2º Os documentos digitalizados ficarão disponíveis para consulta, podendo ser restaurados em papel a qualquer momento, devendo o responsável pelo procedimento, certificar a sua autenticidade (modelo III).

§ 3º Os livros de registro, não serão submetidos a esse procedimento devendo ser mantidos por tempo indeterminado, com os necessários cuidado de preservação à ação do tempo ou de fatores externos.

Seção I
Documentos e Comprovantes Contábeis

Artigo 11. Os comprovantes contábeis, isto é, papéis ou documentos (notas fiscais, faturas, duplicatas, recibos em geral) que comprovem os registros contábeis nos livros Diário e Razão, não serão submetidos aos procedimentos de arquivo em sistema digital e somente poderão ser destruídos após decorridos 5 (cinco) anos, a partir da data da publicação da decisão do Tribunal de Contas da União da quitação dada ao Ordenador de despesa responsável pela gestão, ou arquivamento da Prestação de Contas pelo Tribunal de Contas da União.

Parágrafo único - Quando ocorrer a revisão de Contas já aprovadas, nos termos do previsto no art. 46 do Decreto-lei nº 199, de 25/02/67, o prazo da guarda da documentação por 5 anos passará a ser contado a partir da nova quitação ou arquivamento.

Artigo 12. Em qualquer hipótese, não serão destruídos ou incinerados os processos de prestação de contas anual da entidade e todos os livros de escrituração contábil denominados Diário e Razão.

Artigo 13. Os comprovantes contábeis relativos à aquisição de bens móveis e imóveis serão também preservados para guarda por tempo indeterminado, assim como os comprovantes relativos a recolhimentos de contribuições sociais (IAPAS, FGTS, PASEP e Imposto de Renda).

Seção II
Dos Processos Eleitorais

Artigo 14. Os processos eleitorais referentes a gestões findas, não serão submetidos aos procedimentos de arquivo em sistema digital, devendo ser conservados apenas os seguintes documentos, salvo a existência de questões judiciais pendentes:

a) capa do processo;
b) edital de convocação da Assembléia Geral;
c) edital de inscrição das chapas;
d) ata contendo o resultado da apuração do Pleito; e, 
e) Decisão do Cofen proclamando o resultado do Pleito.

CAPÍTULO V

Disposições Finais

Artigo 15. Esta Decisão entrará em vigor na data de sua assinatura, revogadas disposições em contrário. 

Curitiba, 30 de outubro de 2002.

Modelo Anexo I

Curitiba, 01 de novembro de 2002.

CONVOCAÇÃO COREN-PR

Prezado(a) Senhor(a) (NOME)

                   De ordem da Exma. Sra. Presidente do Conselho Regional de Enfermagem do Paraná – Coren-PR, convocamos Vossa Senhoria para a solenidade de entrega de documentos a realizar-se na data de ................. no horário de ....... às ........ impreterivelmente nas dependências do ................ - Rua ............ nº ............, município de ............. - PR.

                   Atrasos não serão tolerados, ficando vedada a participação na respectiva assembléia.

                   Na oportunidade, ressaltamos que o comparecimento é obrigatório, nos termos do artigo 72 do Código de Ética dos Profissionais da Enfermagem.

Atenciosamente,

(Nome do empregado responsável)
(Função)

Curitiba,________de____________________de _____ .

(ASSINATURA)

A DECLARAÇÃO A SEGUIR DEVERÁ SER COPIADA NO SEU TEOR INTEGRAL, COMO CIÊNCIA NA CONVOCAÇÃO.

DECLARO PARA OS DEVIDOS FINS, QUE EU, (NOME COMPLETO), INSCRITO(A) NO CNPF/MF SOB Nº________, ESTOU CIENTE QUE O NÃO COMPARECIMENTO A ASSEMBLÉIA PARA ENTREGA DOS MEUS DOCUMENTOS PROFISSIONAIS, ESTÁ CONDICIONADO A JUSTIFICAÇÃO NO PRAZO DE 48 (QUARENTA E OITO) HORAS, PARA RECEBIMENTO DO DOCUMENTO EM OUTRA DATA A SER AGENDADA PELO ÓRGÃO. OUTROSSIM, ESTOU CIENTE AINDA, QUE NÃO SENDO JUSTIFICADO, EXPIRADO O PRAZO DE QUARENTA E OITO HORAS, O DOCUMENTO SERÁ ENCAMINHADO PARA O DEVIDO CANCELAMENTO.

Modelo Anexo II

Certidão de cancelamento de documentos

Certificamos para os devidos fins, que em atendimento aos termos da Decisão Coren-PR–DIR 029/2002 o Sr. ___________________ (NOME DO INSCRITO), deixou de comparecer ao Coren-PR para participar da Assembléia de entrega dos documentos, bem como, deixou de justificar a sua ausência, razão pela qual, foi o seu registro devidamente cancelado.

Curitiba, de de 2002.

(FUNCIONÁRIO COREN-PR/SETOR)

Modelo Anexo III

Curitiba, 01 de novembro de 2002.

NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL

Ilmo(a) Sr(a). (Nome)
(Categoria) Coren-PR nº
R. Das Camélias 24
84244-000 – CURITIBA PR

O CONSELHO REGIONAL DE ENFERMAGEM DO PARANÁ – COREN-PR, Autarquia Federal, prestador de serviço público, com sede a Rua XV de Novembro 279, 7º andar, Curitiba/Pr, em atendimento a Lei 5905/73, artigo 8º, incisos IV e XIII cumulada com a Resolução do Conselho Federal de Enfermagem nº 244/2000, NOTIFICAMO-LO(A) para que no prazo improrrogável de 72 h (setenta e duas horas), a contar do recebimento deste, compareça à sede deste órgão, para regularizar a sua situação cadastral e financeira, efetuando o pagamento dos débitos exercícios financeiros de 1999 e 2000 e/ou, caso já tenha efetuado, apresentar fotocópias do(s) pagamento(s) para que possamos promover a competente baixa.

Insta salientar, que a regularização de sua situação cadastral e financeira, fica sujeita a autorização ao regular andamento do processo de inscrição do seu registro profissional perante o Coren-PR.

Destarte, o não atendimento a presente notificação, ensejará o arquivamento do processo para inscrição do seu registro profissional e a conseqüente destruição dos documentos carteira e cédula de identidade Coren-PR, nos termos da Decisão Coren-PR nº /2002, ficando desde logo V.Sa. Desautorizado(a) ao exercício para a profissão de enfermagem, sem prejuízo da cobrança judicial das anuidades acima apontadas.

Atenciosamente,

(Nome do empregado responsável)
(Função que ocupa)

Modelo Anexo IV

Curitiba, 01 de novembro de 2002.

NOTIFICAÇÃO EXTRAJUDICIAL

Ilmo(a) Sr(a). (Nome)
(categoria) Coren-PR nº
R. Das Camélias 24
84244-000 – CURITIBA PR

O CONSELHO REGIONAL DE ENFERMAGEM DO PARANÁ – COREN-PR, Autarquia Federal, prestador de serviço público, com sede a Rua XV de Novembro 279, 7º andar, Curitiba/Pr, em atendimento a Lei 5905/73, artigo 8º, incisos IV e XIII cumulada com a Resolução do Conselho Federal de Enfermagem nº 244/2000, NOTIFICAMO-LO(A) para que no prazo improrrogável de 72 h (setenta e duas horas), a contar do recebimento deste, compareça à sede deste órgão, para regularizar a sua situação cadastral, a fim de retirar os seus documentos profissionais. 

Insta salientar, que a regularização de sua situação cadastral, fica sujeia a autorização ao regular andamento do processo de inscrição do seu registro profissional perante o Coren-PR.

Destarte, o não atendimento a presente notificação, ensejará o arquivamento do processo para inscrição do seu registro profissional e a consequente destruição dos documentos carteira e cédula de identidade Coren-PR, nos termos da Decisão Coren-PR nº /2002, ficando desde logo V.Sa. desautorizado(a) ao exercício para a profissão de enfermagem.

Atenciosamente,

(Nome do empregado responsável)
(Função que ocupa)